Diante das complexidades envolvidas em um projeto ou em qualquer iniciativa que envolva trabalho em equipe, como garantir alinhamento entre os envolvidos?
Que ferramentas as equipes envolvidas e os gestores podem utilizar para tornar a governança do projeto mais eficaz e eficiente?
Uma das ferramentas que tem ganhado destaque nesse contexto é o “One Page Report” ou “Reporte de uma página” em tradução literal. Essa ferramenta, quando mantida sua essência simples e abordada de forma visual, pode garantir que todos os envolvidos estejam alinhados e informados sobre os principais aspectos do projeto.
Nesse artigo pretendemos explorar os principais pontos chave da utilização e importância dessa ferramenta.
Governança
Por definição, o termo governança quando aplicado ao contexto de iniciativas e projetos, refere-se ao conjunto de políticas, processos, estruturas e regras que são implementados para garantir que os projetos dentro de uma organização sejam geridos de forma eficiente e eficaz. O objetivo principal da governança de projetos é garantir que os projetos atinjam seus objetivos dentro dos prazos e orçamentos estabelecidos, alinhando-se aos interesses estratégicos da organização.
A ferramenta One Page é uma aliada poderosa na governança de projetos, ao apresentar de forma clara e concisa os objetivos, metas e status de um projeto. Essa visão consolidada facilita a comunicação entre as diferentes partes interessadas nos diferentes níveis hierárquicos, garantindo que todos tenham acesso às mesmas informações e possam acompanhar os avanços e desafios do projeto de maneira integrada.
Vale destacar a centralidade dos rituais de gestão para que a Governança seja exercida. Rituais são práticas recorrentes e estruturadas que visam garantir a disciplina na administração de uma organização. Eles são um espaço que promove a comunicação, alinhamento e em que se pratica a tomada de decisões.
São exemplos de rituais de governança:
- reuniões individuais de acompanhamento com colaboradores;
- reuniões de status com equipes e setores;
- reunião de reporte para a alta liderança.
Em todos estes rituais, a ferramenta One Page pode ser utilizada como facilitadora da governança do projeto.
Indicadores chaves, avanços e riscos
Uma das grandes vantagens da ferramenta One Page é a sua capacidade de destacar os indicadores chave de desempenho (KPIs), avanços e riscos de maneira visual e direta. Isso permite que gestores e equipes monitorem continuamente o progresso do projeto, identificando rapidamente áreas que necessitam de atenção ou ajuste.
O acompanhamento constante dos KPIs e compartilhamento dos riscos é essencial para a tomada de decisões informadas e ágeis, evitando surpresas e permitindo a correção de rumos em tempo hábil.
Isso não apenas aumenta a confiança e a transparência, mas também promove um ambiente de trabalho colaborativo, onde todos podem contribuir para a mitigação de riscos e a superação de obstáculos.
Simplicidade, concisão e destaque visual
A simplicidade, concisão e o uso de elementos visuais são características fundamentais da ferramenta One Page. Em um mundo onde somos bombardeados por informações, ser capaz de sintetizar dados complexos em um formato visual e facilmente compreensível é uma habilidade valiosa.
O One Page elimina a necessidade de relatórios extensos e detalhados, proporcionando uma visão geral que é ao mesmo tempo abrangente e acessível.
Customização
Os templates de One Page Report não são fixos e podem ser customizados para atender às necessidades específicas de cada empresa, equipe e projeto. Os elementos chave de cada template, como objetivos, metas, indicadores de desempenho e riscos, devem ser adaptados para refletir as particularidades e prioridades únicas de cada contexto. Essa flexibilidade permite que a ferramenta seja ainda mais eficaz, garantindo que as informações mais relevantes sejam destacadas e que todos os envolvidos estejam focados nos aspectos críticos para o sucesso do projeto.
A Méthodos Soluções pode te ajudar a elaborar e customizar templates visuais de One Page Report para sua necessidade.
Conclusão
Em um cenário onde as organizações enfrentam complexidade e instabilidade, a ferramenta One Page se destaca como uma solução prática e eficiente para a gestão de projetos. Sua capacidade de consolidar informações cruciais de forma clara e visualmente atraente permite que todos os envolvidos estejam alinhados com os objetivos e progressos do projeto, independentemente de suas áreas e interesses.
Ao integrar o One Page Report nos rituais de gestão, como reuniões de status e revisões de desempenho, as empresas podem garantir uma governança eficaz, facilitando a comunicação e a tomada de decisões. Além disso, a ênfase nos indicadores chave, avanços e riscos permite um monitoramento contínuo, essencial para a adaptação rápida às mudanças e para a mitigação de obstáculos.
Portanto, a One Page não é apenas uma ferramenta de gestão, mas uma aliada estratégica que promove simplicidade, concisão e clareza, essenciais para navegar os desafios dinâmicos e obter resultados consistentes. Adotá-la pode transformar a maneira como as organizações conduzem seus projetos, garantindo transparência, eficiência e, acima de tudo, alinhamento entre todos os envolvidos.
Artigo escrito por André Ishimoto e Braulio Truite
